以下將說明為何不該使用Excel或Google Sheet來做測項管理系統(Test Case Management System)

很矛盾的是，今天我們要討論的是不該使用Excel和Google Sheet來管理測項，但他卻是最普遍的測項管理方式，我們都可以設計很多種模板來管理，甚至每間公司所做出來的模板都不同，造成這狀況這最根本的原因，是我們都沒有意識到的

Excel和Google Sheet的表格形式本質上是一種資料庫

這裡我們就點出第一個原因，在現在的科技世界裡，資料庫可以說是一切應用的核心。但是資料庫的功能是讓應用程式存取來進行資料統整和分析，產生有意義的資訊給使用者，而我們使用表格來進行測項管理，其實等於我們直接用資料庫再進行測項管理，中間缺乏了一個有效率的應用程式來幫助我們管理測項。這就是為什麼Excel和Google Sheet可以用來做測項管理但是卻不好用的根本原因，也就帶出第二點:

Excel和Google Sheet是為了財務、統計、科學的目的所設計的

當一項產品是為了某個特殊領域或目的而設計的，我們卻硬生生把他拿來做其他事情，雖然沒有對錯，但就是有一種尷尬感。例如生活常用的剪刀，有很多細分功能，像一般剪刀、剪髮的剪刀、剪布料用的剪刀、剪肉的剪刀、剪骨頭的剪刀、剪盆栽的大剪刀，還有剪鼻毛的小剪刀，一樣都是剪刀，目的都是為了把東西剪斷，但如果用到不對的標的物上時，就會開始感到困擾。如果你把裁縫師的剪刀拿去剪紙，你絕對會被打，因為裁布需要很高的鋒利度才能輕易的把柔軟的布剪開，剪紙很傷鋒利度；即使是很鋒利的剪布剪刀，你拿去剪骨頭，我相信是無論如何都剪不開的，因為剪骨頭的剪刀是需要比較強的支撐力和槓桿才好剪。如果去排列組合對應，你可以感受出我想表達的那種尷尬感，我就不一一列舉了。

Excel最初就是為了解決數字問題的計算而生，當我們拿來管理測項時，除了最後做報表的時候，我們基本上是不會使用那些函數的，因為我們主要是為了那個表格形式來放置我們的測項資料罷了。

表格裡的資料，很容易就被修改

第三點，容易修改乍聽之下好像應該是個優點才對，但你一定有遇到過，你在表格裡跳來跳去的時候，不小心打到鍵盤的任何一個按鍵，那個儲存格的資料就被覆蓋了，當下發現還能Ctrl + Z恢復，但過一陣子才發現的話，就意味著你根本就忘了那一格原本寫了什麼，除了損失你當時的努力，你還得花更多時間來回補這個過失。

不正確的版本控制

科技日新月異，現在連Excel和Google Sheet都有版本紀錄了，所以剛剛提的資料容易被修改，好像問題就不大了對嗎？不對，因為試算表版本控制的方式不是設計來管理測項的。試著想像一下，一個軟體工程師為了文件的版本紀錄，而改用Word寫程式碼……如果你覺得不適合，那我想也不應該認為適合管理測項。什麼？你說現在有儲存格的版本紀錄？你真心認為儲存格的版本紀錄跟測項的版本紀錄是一回事嗎？他所紀錄的是那一格儲存格的改變，當你因為管理測項而移動儲存格，它是沒有關聯性的。

不利於團隊共同協作

看到這點被放在理由上，想必會有人不滿，認為當初Google Sheet最強大的就是它協同作業的功能，大量人員可以共同編輯同一個檔案，怎麼可能是不利於協作呢？

不利協作的原因，要把「表格資料容易修改」和「不正確的版本控制」一起拿來說明。

由於我們無法控制表格的版本紀錄，因此當有兩個人在短時間同時編輯一個儲存格時，中間的變化不一定會被記錄下來的，然而優秀的測項管理系統，只要有修改，即使是同時也會將兩者都記錄下來，供問題發生時追溯和還原。

檔案級別，不易管理複雜專案，時間都花在管理檔案上

如果你有風險意識，應該不會把雞蛋放在同一個籃子裡，或是會選擇備份檔案，避免檔案毀損時，連你的職涯一起毀損。但是當一個專案龐大或複雜的時候，你要從一千條測項中找到你想要的那一條測項要滑鼠滾輪要滑多久？Ctrl+F的搜尋也得記得關鍵字，如果用檔案來做Test Case分類則不容易讓兩個檔案之間協作，即使用Sheet分累則當過多時也會有難以搜尋的問題。總而言之，會花費大量的時間在做管理的邏輯上，若負責的人離職，整個管理邏輯又要重新熟悉或設計。我們遇過太多因為負責人理念不同而導致Test Case架構改變多次的狀況，都是時間成本的浪費。

缺乏稽核機制和活動紀錄

Excel和Google Sheet能夠紀錄檢視活動和修改歷史，但細粒度不足以在實務上使用，例如，我們無法計算一個成員在今天內做了哪些修改，測試了哪些Test Case，它的紀錄本意是在存取控管而不是活動紀錄。對於測試主管來說，如何了解每一位成員的測試進度和阻礙是困難的課題，尤其是在遠端工作盛行的時代，絕大多數的主管都是採用彼此信任的態度在管理團隊，缺乏數據輔助。

很難和自動化測試整合

試著想一下方案，如果你想讓一條自動化測試的結果回填到試算表裡，該怎麼做？好，別想了，當你的方案開始複雜的時候，則表示這件事情開始不對勁了。這也是為何大多數的自動化測試整合，都是另外維護測試資料的報表，例如Allure或與pytest相容的報告模組，而這也造成了另一種維護成本，自動化測試工程師需要挪移時間來維護報告機制。

不要被工具限制了你的作法，當你的目光聚焦在Excel和Google Sheet的時候，喪失了使用更好的系統來提升效率的機會。

最後總結，Excel和Google Sheet無疑是很強大的試算表工具，但它們絕對不是強大的測試項目管理系統(Test Case Management System)，配備錯誤的武器，是無法發揮人員的能力和效率的。

若你正在使用Excel，而且對現在的效率感到滿意，你可能已經陷入了凝滯的狀態，無法感受到目前的問題，也就是習慣了周圍的一切，認爲現況就是最好，而缺乏探究更高效率可能性的動力。

如果你想簡單改善測試團隊的效率，更換測項管理系統是最快的方式，選擇專為測試人員設計的系統，能夠保證整個流程是經過最佳化的，而節省下來的時間，能夠進行更多的測試，獲得更多產品相關的測試數據。